In questa intervista, Leonardo Coppola condivide il framework esatto che ha usato per scalare VoxLoud: quali persone assume, come costruisce una cultura a distanza, quale tech stack utilizza e come gestisce le persone quando non può semplicemente passare dalla loro scrivania.
Se gestisci un team remoto o stai pensando di crearne uno, questa intervista potrebbe trasformare il modo in cui immagini il futuro del tuo business.
Nella nostra intervista, Leonardo Coppola svela:
- I tre tratti esatti da cercare quando assumi per il remoto – ownership mentale, comunicazione proattiva e focus sui risultati (e come riconoscerli durante un colloquio)
- Il sistema di cultura aziendale che regge anche durante una crisi geopolitica – come Leonardo ha mantenuto il team unito quando i dipendenti erano letteralmente sotto bombardamento in Ucraina, trasformandoli in ambassador fedeli dell’azienda
- Lo stack tecnologico minimalista ma potente che gestisce €3 milioni di ricavi con un team completamente distribuito – quali strumenti usare, perché scegliere ognuno, e come integrarli per eliminare completamente l’attrito del lavoro asincrono
Se gestisci un team remoto, stai pensando di crearne uno, o semplicemente vuoi capire come costruire un’azienda che funzioni senza un controllo microgestitore, questa intervista ti darà i sistemi, i processi e il mindset per trasformare la distanza in un vantaggio competitivo.
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Come Si Costruisce Un’Azienda In Remoto
La storia di VoxLoud inizia da un problema semplice: un cliente nel 2014 aveva uffici sparsi tra Svizzera, Italia e altre parti d’Europa, e voleva un centralino telefonico che funzionasse da remoto.
Nessuna soluzione sul mercato italiano faceva quello. Così Leonardo e il suo socio Gabriele hanno creato la prima versione di quella che sarebbe diventata VoxLoud.
Ma qui inizia il genio della loro scelta: il prodotto stesso era costruito per funzionare al 100% digitalmente.
Niente installazioni in ufficio. Niente hardware sui rack. Tutto cloud, tutto virtuale. Questo non era solo una scelta tecnologica—era il fondamento per un modello operativo completamente diverso.
Quando il COVID arrivò nel 2020, mentre altre aziende passavano settimane a capire come gestire il remoto, VoxLoud aveva semplicemente interrotto le operazioni per mezza giornata. Il giorno dopo era di nuovo operativa. Niente di più.
“Eravamo già pronti”, spiega Leonardo. “Non perché fossimo fortunati, ma perché il nostro prodotto stesso era un prodotto remoto. I nostri processi erano digitali. Le nostre configurazioni erano da remoto.”
La lezione qui è critica: non puoi costruire una vera azienda remota se la tua operazione sottostante non è progettata per il remoto. La tecnologia deve supportare il modello, non il contrario.
Cosa Cercare In Un Candidato Che Lavora Da Remoto
Quando assumi persone per un team remoto, non stai cercando ciò che cerchi in ufficio. Le dinamiche sono completamente diverse. Leonardo ha identificato tre tratti non negoziabili:
Tratto #1: Ownership Mentale Forte
“Nel remoto, non puoi passare dalla loro scrivania ogni cinque minuti,” dice Leonardo. “Non c’è la pacca sulla spalla, non c’è un’interruzione casuale.”
Le persone devono sentire l’azienda come propria. Non aspettare che qualcuno gli dica cosa fare. Devono auto-organizzarsi, auto-direzionarsi, e avere il coraggio di alzare la mano quando vedono un problema.
Ma c’è un disclaimer importante: questa ownership mentale non deve restare solo teorica. Deve essere ricompensata economicamente sulla base dei risultati. Altrimenti stai semplicemente sfruttando le persone.
Tratto #2: Comunicazione Proattiva Costante
“Nel remoto, il silenzio uccide” è la frase di Leonardo che rimane impressa.
Le persone devono comunicare continuamente i progressi, alzare la mano quando c’è un problema, non sparire nel nulla.
Come lo gestisce VoxLoud? Con una regola semplice ma rigorosa: niente meeting estemporanei. Ogni riunione deve essere richiesta con anticipo, deve avere una solida motivazione, e deve avere un ordine del giorno scritto.
Se serve qualcosa di urgente? Un messaggio veloce. Se è più complesso ma non urgente? Un video Loom con la tua domanda, presentazione o richiesta di decisione. L’altra persona lo guarda nel suo tempo e risponde con il contesto.
Questo non è solo più efficiente—costringe le persone a comunicare con chiarezza. Se devi spiegare il tuo problema in un video, non puoi nasconderti dietro confusione.
Tratto #3: Focus sui risultati, non sulle ore
Questa è la mentalità più difficile da far adottare agli imprenditori della vecchia scuola.
“Se non li vedo lavorare otto ore al giorno, non hanno lavorato davvero”, è il pensiero tradizionale. Leonardo lo rigira completamente: il focus deve essere sui risultati raggiunti, non sulle ore trascorse.
Questo richiede una metodologia chiara per definire quei risultati, ma è la trasformazione mentale a distinguere i veri leader remoti da quelli che fingono solo di esserlo.
Come Costruire Cultura Aziendale Quando Il Tuo Team Lavora In Remoto
La domanda che ogni imprenditore con un team remoto si pone è: “Come trasferisco la cultura aziendale quando le persone non si incontrano di persona?”
La risposta di Leonardo è brutale e onesta: la cultura non è quello che scrivi, è quello che fai.
Se scrivi “customer obsessed” sul tuo sito web ma il tuo manager di supporto mangia i clienti vivi, la tua cultura è cattiva. E è colpa tua come leader, non del dipendente.
La trasparenza come arma competitiva
Leonardo usa un rituale semplice ma potente: il primo di ogni mese, condivide i risultati del mese precedente con tutto il team. Non filtrati, non mediati. I numeri veri.
Questo non è solo un rapporto—è una conversazione. Ecco dove stiamo andando. Ecco cosa serve. Ecco cosa sta bloccando il progresso.
Decisioni comunicate, non imposte
Quando Leonardo prende una decisione strategica importante, non la impone semplicemente. La spiega. Spiega la motivazione dietro, il ragionamento, cosa hanno visto nei dati.
Perché? Perché vuole che i manager facciano lo stesso con i loro team. La cultura cascata dal leadership, non si impone dal basso.
Quando la gente capisce il “perché” dietro una decisione, passa dalla resistenza al buy-in. “Capisco perché lo facciamo. Mettiamoci tutti a farlo.”
Quale Tech Stack È Meglio Utilizzare Per Gestire un Team in Remoto?
📌 Non è la tecnologia che crea il remoto—ma senza la giusta tecnologia, il remoto crolla.
Ecco il tech stack di VoxLoud:
Comunicazione Interna: Slack (per la comunicazione quotidiana + automazioni)
CRM & Vendite: Castrom (integrato completamente con il prodotto VoxLoud)
Workspace: Google Workspace (email, Meet, calendario)
Project Management: Atlassian Jira (gestione progetti, delivery, documentazione)
Video Asincrono: Loom (per spiegazioni video senza call)
Automazioni: Zapier, N8n, Make (per far parlare diversi software tra loro)
AI per Hiring: Strumenti di AI per verificare credenziali e candidati (hanno ridotto il tempo di screening del 65%)
Intelligenza: VoxLoud stesso (registrazione chiamate, trascrizione, sentiment analysis, assistente virtuale Victor per pre-qualificare lead)
Il vero segreto non è avere i migliori strumenti. È che ogni strumento ha uno scopo: eliminare l’attrito nel lavoro asincrono.
5 Sistemi Per Gestire Il Tuo Team Che Lavora in Remoto
Non hai bisogno di costruire VoxLoud per applicare il framework di Leonardo. Ecco cinque sistemi che puoi implementare immediatamente:
Sistema #1: La Struttura Obbligatoria delle Riunioni
Ogni riunione deve avere un’agenda scritta. Senza ordine del giorno, senza riunione. I meeting estemporanei di 5 minuti che diventano 30 minuti sono la morte del lavoro remoto.
Stand-up strutturati, settimanali o giornalieri a seconda del reparto, con focus specifico sui numeri e blocchi di progresso.
Sistema #2: Il Rituale Mensile di Trasparenza
Il primo del mese, condividi i risultati del mese precedente. Come dashboard + narrazione. Non filtrato.
Sistema #3: Il Protocollo di Comunicazione Asincrona
Quando usi Slack vs. email vs. Loom vs. call? Crea una matrice decisionale per il tuo team. “Quando in dubbio, scrivilo.”
Sistema #4: L’Onboarding Strutturato
Day 1, Week 1, Month 1 milestone per i nuovi. Documentazione richiesta. Assegnazione mentor. Niente “siddown vicino al collega.”
Sistema #5: Lo Screening di Assunzione Proattiva
Domande di intervista che rivelano il remote-fit. Bandiere rosse. Focus sulla comunicazione.
❌ Senza Questo Ingrediente Niente Funzionerà… ❌
Tutto quello di cui abbiamo parlato—i sistemi, gli strumenti, i processi—funziona solo se il mindset è giusto.
La trasformazione più difficile è dal controllo alla fiducia.
Da “Se non li vedo, non stanno lavorando” a “Se i risultati sono lì, l’importante è questo.”
Da “Voglio sapere ogni dettaglio” a “Cosa posso fare per rimuovere gli ostacoli che bloccano questo team?”
Quando Leonardo parla con i suoi manager, la domanda che fa è semplice: “Cosa posso fare per aiutarti a raggiungere quel risultato? Quali roadblock stai incontrando che io posso rimuovere?”
Elon Musk usa esattamente questo approccio. Non è microgestione—è leadership orientata al supporto.
Se non cambia il tuo mindset, nessuno strumento o sistema farà la differenza.
Spostare L’Ufficio Su Zoom Non è Il Vero Lavoro Remoto
La verità scomoda è questa: la maggior parte delle aziende italiane non è pronta per il vero remoto.
Molte aziende hanno semplicemente trasferito i loro processi tradizionali su Zoom.
Non è remoto—è solo una soluzione ibrida.
Il remoto vero è qualcosa di completamente diverso. È una scelta strategica. È sistemi pensati dal ground up. È un mindset trasformato.
E qui sta l’opportunità: se sei pronto, hai un vantaggio competitivo importante.
Leonardo l’ha scoperto non per caso, ma per necessità. E quando la crisi è arrivata, quella preparazione l’ha salvato. Connetti con Leonardo su LinkedIn per continuare a seguire la sua avventura imprenditoriale con Voxloud.
